【社労士向け】今さら聞けないRPA、機能やメリットは？
ここ数年で俄然注目度が高まり、既に多くの企業でも導入されているRPA。
実際一度は耳にしたことがあるのではないでしょうか。
本記事ではRPAについての基礎知識から、労務管理業務における活用方法などを解説します。ぜひ参考にしてください。
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【目次】
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RPAとは？
そもそもRPAとは何なのでしょうか。
RPAは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略称で、つまりロボットによる業務自動化のことを指します。
これは仮想知的労働者（デジタルレイバー）と言われる、人に代わって業務を自動化する仕組みのひとつです。
一般的に定型業務と言われる、手順が決まっていて規則性があり、途中で判断を求められない繰り返し業務を得意とし、パソコン上で人間に代わって作業することができます。
2000年初頭に登場したRPAは今では多くの企業が導入し業務効率化を実現しています。
その他のITツール
よくRPAと比較対象として挙げられるITツールとして、以下のようなものがあります。
AI
AIはArtificial Intelligence（アーティフィシャル・インテリジェンス）の略称で、
日本語では人工知能と言われ、RPA同様、仮想知的労働者のひとつです。
こちらも近年急激に普及が進んでいるツールですので、日常の至る場面で耳にするでしょう。
膨大な量の情報を学習、蓄積し、それをもとに予測、実行することができます。
自らが考え判断することができる点がRPAとの大きな違いです。まさに人間でいう脳の機能を持ちます。
非常に高精度なツールですが、取り扱うためにはそれに必要なプログラミングスキルをはじめ、多くの習得すべき知識があり、実際にAIエンジニアになるのは簡単なことではありません。
活用出来たら大変便利ですが、誰でも気軽に運用できるツールでないことが難点です。
マクロ
マクロという単語自体には「巨大な、巨視的」といった意味がありますが、
ITにおけるマクロが指すのは関連する複数の操作や手順、命令などを一つにまとめ記憶させ、必要に応じて呼び出すことができるようにする機能のことです。
主にMicrosoftExcelの表計算ソフトで多く利用されている機能であり、実際に給与計算等に活用している事務所も多いのではないでしょうか。
デメリットとしては、他のソフトウェア上では使えない、マクロを設定した人がいなくなった場合不具合が生じた際に対応ができず属人化しやすい点が挙げられます。
RPAの特性
上記のITツールの特徴をふまえて、あらためてRPAのメリット・デメリットについてみていきましょう。
メリット
AIが脳なら、RPAは人間に成り代わり手足を動かしてくれる、というイメージです。予め設定した指示通り、24時間365日休みなく動いてくれますので、繰り返し作業に非常に向いています。
単純作業というものはどうしても集中力の持続が難しくて注意散漫になったり、多忙の中での作業で人的ミスが発生してしまうケースもありますが、RPAを使えばそのような心配がありません。正確かつ迅速に作業をおこなうことが可能です。
デメリット
逆に言うと、自らが考えて動くことはできないので、命令を受け、決められた事しかしません。予期せぬトラブルやイレギュラーな事態が起きると動作が停止したり、間違ったまま進行してしまったりというリスクがあるので、定期的なメンテナンスは必要といえるでしょう。
そのためには管理者を決める必要があります。
RPAは特別なプログラミングスキルは必要ないとされていますが、
基本技術の習得、業務の属人化を防ぐため他の社員の育成、マニュアルの作成等も欠かせません。
RPAを導入するには
では、実際RPAを導入するとなるとどういった過程が必要になるのでしょうか。
業務の洗い出し
まずは今おこなっている業務をひと通り洗い出す必要があります。
その中のどの業務を何のためにRPAでおこないたいのかを明確にし、また、現実的に
RPA化が可能なのかを精査します。
ツールの選択
RPAでやりたいことが決まったら、RPAのタイプを選択します。以下のようなツールタイプがあります。
デスクトップ型
また、RPA稼働中は平行して他の作業をおこなうことが難しいのが難点です。
サーバー型
クラウド型
一方で、WEBプラウザ上での作業になるため、他の二つのツールに比べ、セキュリティが脆弱であることが難点です。
「安いものを選択したら機能が不足しており、オプションを追加したらかえって高くついた」「機能が申し分ないものを選んだが実際にはそれほど高機能である必要が無く使いこなせなかった」などの失敗がないよう、目的や技量に合わせて慎重に選定する必要があります。
テスト後、導入へ
問題が無ければ導入し運用を開始します。
Esia-zero（イージア・ゼロ）のRPA機能を活用しませんか
社労法務システムを提供している株式会社日本シャルフが提供している公式RPA機能も搭載しており、社会保険労務士が行う日々の公文書取得や給与計算をRPAで対応し業務効率化を図ることを可能とします。
すでに設定されたシナリオがあり、細かい初期設定も不要ですので導入に負担のあるRPAを簡単に導入することができます。
また、初期費用・月額料金も安価に設定しておりますので、安心して使い続けることができます。
Esia-zeroの中のRPA機能を使えば、社労士業務において、毎月かならず行わなければならない給与計算や公文書取得に関する煩雑な業務をすべてRPAに任せることができるのです。
RPA機能「Robo-Zero（ロボ・ゼロ）」でできること
電子申請機能をより効率化するための、公式RPA機能です。
電子申請を多く扱う社労士事務所様の煩雑な操作・申請後の作業効率の改善をお手伝いします。
公文書自動取得
Robo-Zeroが忙しい社労士様に代わって24時間365日公文書の取得を確認。自動的にダウンロードをしてくれます。
公文書の名称変更
RPA機能「Robo-Zeroキュール」
データ取込から給与計算、明細発行までワンクリックで可能に
毎月の給与計算を自動化するための公式RPA機能です。
こちらは社労法務システムに搭載の機能で、給与計算業務と紐づいており、
月例データ取込から、給与計算・賃金管理データの作成・明細書など各種帳票の出力まで、給与計算における一連の操作をワンクリックで完了できるシステムです。WEB明細のアップロードも可能です。複数事業所の給与計算を同時に行うこともできます。ミスの許されない業務だからこそ、Robo-Zeroキュールで正確性を担保し、効率化を図り生産性の向上をあげることができます。
イメージ画像：シャルフのシステムで日常業務がこう変わる！〜給与計算〜
まとめ
いかがでしたか？
これまで時間を費やしてきた煩雑な定型業務をRPAに任せれば、人員削減、業務属人化の解消、業務効率化を推進することができます。
それにより顧問先には自らを働き方改革のモデルケースとして挙げたり、
空いた時間は顧問先との関係強化をはかるなど、有効に活用することが可能です。
RPA機能を取り入れて業務DX化の一歩先を目指しませんか？
HR-GET編集部
HR-Get（エイチアールゲット）は、創業から30年以上にわたり、社会保険労務士の方や、企業の労務ご担当者様向けにシステムを開発・提供・サポートをしている株式会社日本シャルフが運営するWEBメディアです。
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